摘要：檔案是重要的信息資源，檔案管理信息化也成為一種趨勢。要想健康發展，應該不斷加強檔案信息化的建設，結合先進的網絡管理方式以及信息化技術，確保檔案朝著數字化管理方向發展。本文就核電工程檔案數字化實踐及應用進行了分析和探討。

　　關鍵詞：核電工程;檔案數字化;應用

　　一、加強檔數字化管理的意義

　　1、加強檔案數字化管理有利于提高經濟效益

　　一段時期以來，檔案管理是需要依靠紙質文件和實物進行留存的。隨著檔案資料的增加，需要加大辦公經費投入和加強人員配備去完成檔案管理工作，紙質檔案材料需要大量的紙張、打印設備、存儲空間，這必然增加經濟負擔。數字化管理檔案是運用計算機把文字或者圖片進行掃描，從而使紙質的檔案材料轉化為電子材料。通過處理，只需要把所要留存的材料錄入電腦，編輯好目錄即可，不需要大量的工作人員，這極大的減少紙張和存儲空間。數字化檔案管理也不需要很多時間和人員。所以，檔案數字化管理一定程度上提高了經濟效益。

　　2、加強檔案數字化管理有利于提高辦公效率

　　檔案記載著人們各項社會活動，是各個企事業單位最原始的記錄，其包含著在豐富的資源。隨著現代信息技術的快速發展，檔案管理工作效率逐步提高。數字化管理檔案，能夠通過電腦程序把類別相同的文件進行歸類整理，較少人工立卷時產生的分類不準確問題，而且能大大加快整理速度，在這一過程中也減少了領導簽字環節，有利于節約時間。數字化管理檔案能夠快速的插入遺漏的文件，如果在檔案整理過程中發現有遺漏問題，只要在電腦中把文件插入即可，這與人工拆卷，重新排序相比較，大大縮短了時間。數字化管理檔案能夠快速的查找文件，查找紙質版檔案工作量特別大，需要翻找一段時間才能找到所需要的材料，而數字化檔案，只要按照目錄檢索，即能很快的找到任何文件，這無疑提高了工作效率。

　　3、加強檔案數字化管理有利于提高社會價值

　　檔案是人們在社會活動中形成的一種歷史記錄，它承載著過去、現在和將來。檔案存儲的目的是為了使有價值的資源保存完整，為日后的查找交流提供原始依據，從而實現其社會價值。檔案數字化通過互聯網、局域網、政務網進行高效檢索、儲存閱讀電子檔案，能夠提高檔案的利用效率，提高檔案服務水平和能力。檔案數字化管理之后，可以通過電子文檔進行交流和利用，從而減少翻閱所造成的破壞，更好的保護原有的紙質文件，同時，能夠有效的防止原始文件被篡改的行為。數字化檔案管理能夠把所有檔案材料上傳到郵箱、百度云等，這就避免了突發狀況毀損檔案文檔，從而使檔案的使用相對安全。

　　二、檔案管理信息化系統的特點

　　傳統借閱檔案操作流程，查閱人必須要親自到檔案管理部門，才能查找翻閱檔案并復印所需要的檔案資料。整個查閱過程既耗費時間長又時效性受影響。如果異地查詢資料，問題更加的突出。紙質檔案數量有限，無法滿足多人查閱使用的需求，如出現同一份檔案同時查閱，就排隊等候，檔案利用的時效性受影響。檔案信息化系統解決了這些問題，它實現精確、快速檢索，適合于復雜的模糊查閱功能。查閱人在檔案管理系統中檢索所需要的公司名稱或其他信息能快速查閱，如需要直接點擊打印即可。檔案管理系統可以多人查閱，只要在多臺電腦系統里安裝檔案管理系統即可多人查閱同一份檔案資料，不存在等候排隊的情況。檔案的傳輸實現信息化管理后，以文件的方式在線傳輸，提高傳輸速度的同時，保證了信息的安全性。保證檔案存儲的穩定性，保存時間更長，不會受到任何外界環境變化的影響，存儲載體多種多樣、方便管理、攜帶與查閱。整理掃描完成的檔案資料錄入檔案管理系統，實現信息資源得到了更大的開發，進一步實現了資源共享，為日后工作提供了一定的便利性。

　　通過計算機技術全程貫穿了每一個環節的工作難度大大降低了，也縮短了工作時間，如有檔案資料需要修改直接使用計算機操作，快速找到目標文件，隨機完成修改，包括檔案的閱覽、統計等功能都可實現，縮短時間和節省精力。

　　三、數字化工作的流程管理

　　檔案數字化工作完成方式有內包和外包兩種方式。國家秘密和核心商密檔案及其他包含敏感信息的檔案，需要嚴格控制知悉范圍，檔案數字化不得外包，由內部專業人員負責完成。其他建議采取外包，與外包單位簽訂安全保密協議，明確保密責任和義務。文檔人員負責檔案數字化前準備、數據驗收、上傳至檔案管理系統。以紙質檔案數字化為例，主要包括數字化前準備、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、掃描移交、驗收入庫等環節。

　　1、數字化前準備。文檔人員應對待掃描的檔案進行整理，補充著錄缺少元數據信息。破損嚴重、紙張不平整的紙質檔案，應先進行修復和壓平處理。記錄案卷級、文件級檔號和頁數，補充錄入缺少必填信息。剔除重復件和不宜上網發布的檔案，再移交掃描，以備后查。

　　2、檔案掃描。掃描環節包括拆除裝訂、選擇合適掃描方式及分辨率、恢復裝訂。公司保存歷史檔案紙張質量較好，采用高速掃描，少量過薄、過軟檔案采用平板掃描，拆除裝訂物時注意保護檔案不受損害。掃描完成后應恢復裝訂，保持檔案的排列順序不變。分辨率不得低于300dpi，當清晰度不夠時適當提高分辨率。

　　3、圖像處理。圖像數據質量檢查。當發現不符合圖像質量要求時，應重新對圖像進行糾偏、去污、裁邊處理。發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。公司接收的超長、超寬大型工程圖紙，分區掃描并合并成一副圖像。

　　4、圖像存儲。存儲格式推薦采用JPEG、PDF格式，為了讀取方便一般以PDF格式保存，并以唯一對應的檔號命名，以便電子文件命名和ECM系統內錄入的文件編碼進行匹配，批量上傳到系統中。

　　5、掃描后登記。掃描人員在掃描完成后，登記掃描方式、頁數、掃描人。核對每份文件實際掃描頁數與檔案整理時填寫的頁數是否一致，檢查著錄信息和檔案掃描件是否有缺失錯誤，再進行數據驗收。

　　四、數字化成果應用

　　以圍繞核電十年定期審查專項，集中開展檔案數字化并建立檔案庫，為了保障檔案的電子查閱，在集中審查半年內，對相關6萬余件記錄報告，3000余卷檔案，約500萬頁集中數字化，并對錄入錯誤信息及時糾正，為十年定期審查節省工期，也減少了各路專家車馬勞頓。

　　針對核電十年定期審查項目，文檔人員聯合業務技術人員在檔案管理系統建立檔案庫，內容涵蓋了技術規格書、經驗反饋、往來函件、審查報告等11個檔案分類，形成樹狀檔案庫，一鍵查找，既是本次項目成果展示，更為海陽核電下一個十年定期審查提供借鑒。

　　結束語

　　檔案管理信息化建設是一項艱巨而長期的任務，也是一項系統工程。檔案管理工作一定要抓好數據庫建設，才是跟上時代發展的步伐。通過上海儀電資產公司及檔案管理中心的各位領導、同事的引領幫助協助配合努力下，完成了階段性的任務。今后加快檔案管理信息化建設，按照領導指示完成的各項進程。

　　參考文獻

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